Facturation au temps passé ou au forfait : l'impact sur la trésorerie et la marge

Deux façons de vendre le même travail, deux économies différentes

En régie, ou au temps passé, une agence facture les jours réellement consacrés à un client. Au forfait, elle vend un livrable à prix fixe, quel que soit le temps qu'il finit par prendre. C'est souvent le même travail, réalisé par les mêmes équipes, mais le risque et la trésorerie ne se répartissent pas de la même façon.

Le choix entre les deux n'est donc pas qu'une préférence commerciale. Il détermine qui porte le risque de dérapage, à quel moment le cash rentre, et où la marge peut fuir sans qu'on la voie. Trois questions qui décident de la rentabilité réelle d'un projet.

Qui porte le risque : le client ou l'agence

En régie, le risque de dépassement est chez le client : chaque jour passé est un jour facturé. Si le projet prend plus de temps, c'est le client qui paie la différence. Au forfait, le risque bascule chez l'agence : si la réalisation prend trente pour cent de temps de plus que prévu, le prix ne bouge pas et la marge fond d'autant. Le forfait récompense l'efficacité et sanctionne la mauvaise estimation.

La conséquence est concrète : le forfait exige une discipline d'estimation et un suivi du temps réellement passé face au temps vendu. Sans cette mesure en cours de projet, on découvre la perte à la livraison, quand il est trop tard pour la corriger.

Quand le cash rentre : le nerf de la trésorerie

En régie, la facturation est généralement mensuelle et calée sur le temps passé : le cash rentre régulièrement, au plus près de la production. Au forfait, la facturation suit un échéancier, souvent un acompte à la commande, des jalons intermédiaires et un solde à la livraison. Cet échéancier peut être très décalé par rapport au moment où le travail est réellement effectué.

C'est le piège classique du forfait : produire beaucoup avant le prochain jalon de facturation crée de l'en-cours, ce travail déjà réalisé mais pas encore facturé, qui immobilise de la trésorerie. Un acompte à la commande et des jalons réguliers rapprochent le cash de la production et évitent de financer soi-même le projet de son client.

Où se cache la marge dans chaque modèle

La marge ne se loge pas au même endroit selon le modèle.

• En régie, la marge tient au taux journalier facturé rapporté au coût chargé de la personne, et au taux d'occupation. Une régie à bon tarif mais avec beaucoup de jours non facturés peut être moins rentable qu'elle n'en a l'air.
• Au forfait, la marge tient à l'écart entre le prix vendu et le temps réellement passé. Un forfait bien vendu mais mal estimé, ou mal suivi, peut se terminer sous le seuil de rentabilité sans que personne ne l'ait vu venir.

Dans les deux cas, la marge réelle ne se lit qu'en rapprochant ce qui a été facturé du temps réellement consommé. C'est ce rapprochement, et non le prix affiché sur le devis, qui dit si le projet a gagné de l'argent.

Le modèle mixte, et pourquoi il brouille la lecture

Beaucoup d'agences panachent : un socle au forfait, des extensions en régie, parfois un abonnement récurrent par-dessus. Ce mélange complique le suivi. Un même client peut être rentable sur son forfait et perdant sur des avenants en régie mal facturés, ou l'inverse. D'où l'intérêt de suivre la marge par projet et par type d'engagement, pas seulement par client : un client globalement rentable peut cacher un projet qui perd de l'argent.

Où se situe un outil comme Heelio

Piloter régie et forfait suppose de relier deux mondes : ce qui a été facturé et encaissé, du côté des finances, et le temps réellement passé, du côté de la gestion de projet. Heelio travaille sur le premier : à partir de la comptabilité (import FEC ou Excel) et des comptes bancaires, il reconstitue la trésorerie, un compte de résultat estimé et la marge, en rendant visible le décalage entre la facturation et l'encaissement, que la prestation soit vendue en régie ou au forfait.

Soyons clairs sur les limites. Heelio ne remplace pas l'outil de gestion de projet ni le suivi des temps, là où vit le temps réellement passé, ni l'outil de facturation, ni l'expert-comptable. Le temps consommé par projet vient de votre solution de staffing ou de vos feuilles de temps. Ce qu'apporte Heelio, c'est le côté cash et marge à jour, à rapprocher de vos temps pour lire la rentabilité réelle par projet plutôt que de la découvrir à la clôture.

Régie ou forfait, la question n'est jamais le prix affiché, mais ce qui reste une fois le temps réellement passé déduit, et à quel moment le cash est rentré.

Par Cyril Coulange,

CEO et co-fondateur d'Heelio

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