Sous-traiter à des freelances ou recruter : le calcul qui tranche dans une agence

Dans une agence, l'arbitrage entre sous-traiter à un freelance et recruter un salarié ne se tranche pas en comparant un tarif journalier à un salaire. Il se tranche sur un seul chiffre : le nombre de jours que vous êtes capable de vendre sur ce profil en douze mois. La formule tient en une ligne. Divisez le coût annuel complet du salarié par le coût complet d'une journée achetée à un freelance, et vous obtenez le nombre de jours vendus à partir duquel le recrutement devient l'option la moins chère.

Sur un profil confirmé, ce seuil se situe le plus souvent entre 100 et 160 jours vendus par an, soit un taux d'occupation de 45 % à 75 % selon le prix du marché freelance. En dessous, la sous-traitance reste moins chère et moins risquée. Au-dessus, chaque journée achetée à l'extérieur ampute une marge que vous auriez pu conserver. Reste un second critère, presque toujours absent de la décision : les deux options ne pèsent pas du tout de la même façon sur la trésorerie de l'agence.

Combien coûte réellement une journée produite par un salarié ?

Le coût de revient d'une journée produite en interne est le coût annuel complet du collaborateur divisé par le nombre de jours réellement facturables. La plupart des agences se trompent sur le dénominateur, pas sur le numérateur.

Le numérateur d'abord. Au salaire brut s'ajoutent les cotisations patronales, de l'ordre de 25 % à 42 % du brut selon le niveau de rémunération et le statut, hors allègements applicables aux bas salaires. Il faut y ajouter ce que coûte le poste lui-même : matériel, licences logicielles, quote-part de loyer, mutuelle, formation, temps d'encadrement.

• Salaire brut annuel : 45 000 €
• Cotisations patronales à 42 % : 18 900 €
• Coûts d'environnement (poste de travail, licences, locaux, formation) : 6 000 €
• Coût annuel complet : 69 900 €, arrondi à 70 000 €

Le dénominateur ensuite, et c'est là que se joue l'écart. En 2026, le calendrier français compte 252 jours ouvrés une fois retirés les 9 jours fériés qui tombent en semaine. Retirez 25 jours de congés payés, puis une dizaine de jours de RTT, d'absence et de formation : il reste environ 217 jours de présence.

Sur ces 217 jours de présence, tout n'est pas vendu. Réunions internes, avant-vente, réponses aux appels d'offres, veille, dépassements non refacturés : le taux d'occupation facturable d'une agence en bonne santé dépasse rarement 75 %. Le coût de revient d'une journée en découle directement.

• À 75 % d'occupation : 163 jours facturables, soit 429 € de coût de revient par jour
• À 70 % d'occupation : 152 jours facturables, soit 461 € par jour
• À 60 % d'occupation : 130 jours facturables, soit 538 € par jour

Un point mérite d'être souligné : le coût de revient d'une journée n'est pas une donnée, c'est un résultat. Il varie de 25 % selon le seul taux d'occupation, ce qui revient à dire que piloter le taux d'occupation et le staffing revient à piloter le prix plancher de vos journées.

Combien coûte réellement une journée achetée à un freelance ?

Le coût complet d'une journée sous-traitée n'est pas le tarif du freelance. C'est ce tarif augmenté du temps interne non facturé qu'il faut consacrer à la mission : brief, cadrage, points d'avancement, relecture, reprise des livrables, facturation.

Comptez, pour une mission correctement cadrée, de l'ordre d'une demi-journée de chef de projet pour cinq jours achetés, soit 10 % de temps de coordination. Sur un freelance à 500 € par jour et un chef de projet dont la journée revient à 450 €, le coût complet d'une journée sous-traitée ressort à 545 €.

Ce taux de coordination n'est pas figé, et c'est l'un des vrais leviers de la sous-traitance. Il tombe vers 5 % avec un freelance qui travaille avec l'agence depuis deux ans et connaît ses clients. Il monte à 20 % ou plus sur une première mission avec un profil non testé, ce qui suffit à effacer l'écart de prix qui avait motivé le choix.

Le temps de coordination est précisément celui qui n'arrive jamais dans les feuilles de temps et qui creuse la marge sans qu'on le voie passer. La mécanique est la même que celle décrite dans reconstituer la marge réelle par projet et par client, où le chiffre d'affaires global masque des missions vendues à perte.

Deux éléments jouent en sens inverse et doivent être portés au crédit de la sous-traitance : le freelance ne coûte rien les jours où il n'est pas commandé, et il n'entraîne ni coût de recrutement, ni période d'essai, ni indemnité lorsque la collaboration s'arrête.

À partir de combien de jours vendus le salarié devient-il moins cher ?

Le seuil de bascule se calcule en une division : coût annuel complet du salarié divisé par le coût complet d'une journée de freelance. Le résultat s'exprime en jours vendus par an, ce qui en fait un chiffre directement comparable au carnet de commandes.

Avec les chiffres de l'exemple, soit 70 000 € de coût annuel complet et 545 € par journée sous-traitée, le seuil s'établit à 128 jours vendus par an. En dessous de 128 jours vendus sur ce profil, la sous-traitance coûte moins cher. Au-dessus, le recrutement l'emporte, et l'écart se creuse de 545 € à chaque journée supplémentaire.

Rapporté aux 217 jours de présence, ce seuil de 128 jours correspond à un taux d'occupation de 59 %. Formulé autrement : dès que l'agence est certaine d'occuper la personne à 60 % de son temps sur l'année, recruter est l'option la moins chère. Le seuil reste très sensible au prix d'achat du freelance, qui est le paramètre à tester en premier.

• Freelance à 400 € par jour (coût complet 445 €) : seuil à 157 jours vendus, soit 72 % d'occupation
• Freelance à 500 € par jour (coût complet 545 €) : seuil à 128 jours vendus, soit 59 % d'occupation
• Freelance à 650 € par jour (coût complet 695 €) : seuil à 101 jours vendus, soit 47 % d'occupation

La lecture pratique est contre-intuitive : plus le profil est cher sur le marché du freelance, plus il devient rentable de l'internaliser tôt. Sur un profil rare facturé 650 € par jour, 101 jours vendus suffisent à justifier un poste. Sur un profil abondant à 400 €, la sous-traitance reste compétitive jusqu'à près de trois jours vendus sur quatre.

Ce que la sous-traitance change sur la trésorerie de l'agence

La sous-traitance ne supprime pas le besoin de trésorerie, elle le rend variable. Le freelance facture en fin de mission ou en fin de mois et attend son règlement à 30 jours. Le client de l'agence règle la même production à 45 ou 60 jours après émission de la facture, elle-même émise après livraison.

Prenons 20 jours achetés à 500 €, soit 10 000 € hors taxes décaissés environ 30 jours après la fin de la mission, pour une recette encaissée 60 à 90 jours après cette même date. L'agence avance donc de l'ordre de 10 000 € pendant deux mois sur une seule mission. Trois missions de cette taille en parallèle, et ce sont 30 000 € immobilisés en permanence.

Le salarié pose exactement le même problème, sous une forme permanente : la paie part tous les mois, alors que la production correspondante est encaissée un à deux mois plus tard. C'est le décalage entre la paie et les encaissements clients qui explique qu'une agence rentable sur le papier puisse manquer de trésorerie en fin de mois.

La vraie différence apparaît dans un creux d'activité, et elle est décisive. Un salarié à 70 000 € par an coûte environ 17 500 € sur un trimestre creux, que l'agence vende ou non. Un freelance non commandé coûte zéro. C'est la valeur de la flexibilité, et elle se chiffre en euros plutôt qu'en principe.

Il est donc parfaitement cohérent de payer la journée sous-traitée plus cher que son coût interne : l'agence achète une option de sortie. La question n'est pas de savoir si cette prime existe, mais si le carnet de commandes la justifie encore.

Quels coûts sont systématiquement oubliés dans les deux options ?

Côté recrutement, quatre postes disparaissent régulièrement du calcul et faussent le seuil vers le bas.

• Le coût de recrutement lui-même : diffusion des annonces, temps d'entretien des associés, honoraires de cabinet le cas échéant
• La montée en compétence : sur un profil confirmé, comptez deux à trois mois avant d'atteindre un taux d'occupation normal
• Le temps d'encadrement, pris sur des personnes elles-mêmes facturables, donc payé deux fois
• Le coût d'une séparation, en période d'essai comme après

Côté sous-traitance, trois postes du même ordre échappent au calcul.

• La coordination non facturée, déjà chiffrée plus haut à 10 % en moyenne
• La reprise des livrables non conformes, qui se paie deux fois : la journée achetée et la journée interne de correction
• La perte de savoir-faire : ce que le freelance apprend des clients de l'agence repart avec lui à la fin de la mission

Un dernier point ne relève pas du calcul financier mais doit être posé avant de trancher : un freelance qui travaille à temps plein pour la seule agence, avec ses outils, ses horaires et sous son autorité, pose une question de requalification de la relation de travail. Cette question se traite avec un avocat ou un conseil en droit social, pas dans un tableur de coûts.

Comment décider quand la visibilité commerciale ne dépasse pas trois mois ?

C'est la situation la plus fréquente en agence, et elle appelle une règle simple : le seuil de bascule ne se compare pas au carnet total, il se compare au carnet récurrent. Un seuil de 128 jours atteint grâce à des affaires non signées n'est pas un seuil atteint.

Découpez l'activité prévisionnelle sur ce profil en trois niveaux de fiabilité décroissante.

• Le récurrent contractualisé : abonnements, contrats de maintenance, retainers, contrats-cadres pluriannuels
• Le récurrent de fait : clients qui reviennent chaque année depuis au moins trois ans, sans engagement écrit
• Le ponctuel : projets signés une seule fois et affaires encore en négociation

Ne comptez dans le calcul du seuil que le récurrent contractualisé et, avec prudence, le récurrent de fait. Si ces deux catégories dépassent à elles seules 128 jours, recrutez. S'il faut ajouter le pipeline non signé pour y arriver, la sous-traitance reste la bonne réponse : elle achète six mois de recul pour confirmer la tendance, au prix d'une marge un peu plus faible.

La façon dont l'agence vend pèse directement sur cette prévisibilité. Le choix entre la régie et le forfait modifie qui porte le risque de dérive et à quel rythme le cash rentre, donc la fiabilité du carnet sur lequel repose la décision de recruter.

Un noyau salarié et une couronne sous-traitée : comment dimensionner les deux

La structure de production d'une agence n'a pas à être binaire. Elle se construit en deux couches : un noyau salarié dimensionné sur le plancher d'activité, et une couronne de freelances qui absorbe tout ce qui dépasse ce plancher.

Le plancher d'activité se définit précisément : c'est le volume de jours vendus sur ce profil pendant le mois le plus faible des vingt-quatre derniers mois, pas la moyenne. Dimensionner le noyau sur la moyenne garantit de payer de la capacité inoccupée un mois sur deux.

Un exemple rend la règle opérationnelle. Si le mois le plus faible représente 12 jours vendus sur un profil et le mois le plus fort 28 jours, le noyau se dimensionne sur 12 jours mensuels, soit 144 jours par an. Ces 144 jours dépassent le seuil de 128 jours : un poste salarié se justifie. Les 16 jours d'écart avec les mois hauts se sous-traitent, sans hésitation et sans culpabilité sur le prix payé.

Ce découpage a un effet secondaire précieux : il plafonne la perte maximale en cas de retournement. Le coût fixe de production ne dépasse jamais ce que le plancher d'activité peut absorber, et l'agence traverse un creux en réduisant ses achats plutôt que ses effectifs.

Où se situe un outil comme Heelio

Le calcul présenté ici ne demande pas un logiciel, il demande trois chiffres fiables et à jour : le coût annuel complet par profil, le nombre de jours réellement vendus sur ce profil mois par mois, et l'échéancier des encaissements clients. Dans la plupart des agences, ces trois chiffres existent, mais dans trois endroits différents, la paie, l'outil de suivi des temps et la comptabilité, avec un décalage de plusieurs semaines entre eux.

Heelio consolide les flux bancaires et les données de gestion pour donner une vue à jour de la marge par activité et de la trésorerie prévisionnelle, sans attendre la clôture comptable. L'intérêt concret est de pouvoir refaire ce calcul de seuil chaque trimestre sur des chiffres réels, plutôt qu'une fois par an au moment du budget. Le détail de cette approche figure sur la page dédiée aux agences et sociétés de services.

Heelio ne remplace ni l'expert-comptable, ni le logiciel de comptabilité, ni l'outil de suivi des temps qui alimente le nombre de jours vendus, ni un conseil juridique sur la qualification d'une relation de travail. Heelio sert à voir, arbitrer et décider sur des chiffres à jour. La production comptable, la paie et le conseil restent à leur place.

Sous-traiter ou recruter n'est pas une question de principe, c'est une division. Le coût annuel complet d'un côté, le coût complet d'une journée achetée de l'autre, et un seuil exprimé en jours vendus par an. Ce seuil se recalcule chaque fois que le taux d'occupation ou le prix du marché freelance bouge, c'est-à-dire au moins une fois par trimestre.

L'agence qui connaît son seuil décide en une heure, avec un chiffre à opposer aux avis de chacun. Celle qui ne le connaît pas recrute trop tard dans les périodes hautes, quand les freelances sont indisponibles, et trop tôt avant les creux, quand le coût fixe devient le problème.

Par Cyril Coulange,

CEO et co-fondateur d'Heelio

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