FNP et FAE : facture non parvenue et facture à établir

Une facture non parvenue (FNP) est une écriture qui enregistre une charge dont le bien ou la prestation a été reçu, mais dont la facture fournisseur n'est pas encore arrivée. Une facture à établir (FAE) fait l'inverse côté client : un produit livré ou réalisé dont la facture n'est pas encore émise. Toutes deux rattachent l'opération au mois où elle a eu lieu, et non au mois où le document arrive.

Cette fiche détaille ce que chacune corrige, les comptes à utiliser, un exemple chiffré de chaque, l'effet sur un résultat mensuel, les erreurs fréquentes et la méthode pour les passer chaque mois.

Quelle différence entre une FNP et une FAE ?

Les deux corrigent le même décalage, mais dans deux sens opposés du compte de résultat.

• La FNP est côté fournisseur : la marchandise ou la prestation est reçue, la facture n'est pas là. Il faut créer la charge dans le mois.
• La FAE est côté client : la marchandise est livrée ou la prestation réalisée, la facture n'est pas partie. Il faut créer le produit dans le mois.
• Les charges et produits constatés d'avance (CCA et PCA) traitent le décalage inverse : la facture est là, mais elle concerne un mois ultérieur.

La FNP fait partie des charges à payer, avec les congés payés, les primes et les charges sociales estimées. Elle ne vise que les dettes fournisseurs.

Pourquoi ces écritures existent-elles ?

Parce que la date de la facture n'a presque jamais de rapport avec la date de l'activité. Un sous-traitant facture le 10 du mois suivant, un cabinet d'avocats au trimestre, un fournisseur d'énergie à cheval sur deux mois. La comptabilité enregistre les documents à mesure qu'ils arrivent, quand le pilotage a besoin de savoir ce que le mois a coûté et rapporté. Ce rattachement est aussi une obligation comptable, posée par le principe d'indépendance des exercices.

Comment passe-t-on une facture non parvenue ?

On part d'une base contractuelle : bon de commande, bon de livraison, tarif journalier, relevé de consommation. Le montant hors taxes va en charge, la TVA dans un compte d'attente, et la dette en TTC au compte 408, Fournisseurs, factures non parvenues.

Débit compte de charge (HT) + Débit 44586 TVA sur factures non parvenues = Crédit 408 Fournisseurs, factures non parvenues (TTC)

Exemple chiffré : un sous-traitant en juin

Un développeur indépendant à 500 € la journée a presté 16 jours en juin, et sa facture arrivera le 12 juillet. Base HT : 500 x 16 = 8 000 €. TVA à 20 % : 1 600 €. Total TTC : 9 600 €. Au 30 juin :

• Débit 611 Sous-traitance générale : 8 000 €
• Débit 44586 TVA sur factures non parvenues : 1 600 €
• Crédit 408 Fournisseurs, factures non parvenues : 9 600 €

Le droit à déduction de la TVA s'exerce sur présentation d'une facture, d'où le compte d'attente 44586. L'écriture est contre-passée au 1er juillet et la vraie facture prend sa place à réception. En pilotage, seule la ligne HT compte.

Comment passe-t-on une facture à établir ?

Même logique, en miroir. La créance va en TTC au compte 418, Clients, produits non encore facturés, souvent subdivisé en 4181 Clients, factures à établir. Le produit est enregistré en HT, la TVA dans un compte d'attente, puisqu'elle n'est pas encore exigible sur une prestation de services facturée après coup.

Débit 418 Clients, factures à établir (TTC) = Crédit compte de produit (HT) + Crédit 44587 TVA sur factures à établir

Exemple chiffré : une mission réalisée en juin

Une agence facture ses missions en régie 500 € la journée et a réalisé 50 jours en juin. La facture partira le 8 juillet. Base HT : 500 x 50 = 25 000 €. TVA à 20 % : 5 000 €. Total TTC : 30 000 €. Au 30 juin :

• Débit 418 Clients, factures à établir : 30 000 €
• Crédit 706 Prestations de services : 25 000 €
• Crédit 44587 TVA sur factures à établir : 5 000 €

Règle de prudence : on ne passe en FAE que ce qui est acquis, donc livré ou réalisé. Un devis signé ne suffit pas. Sur un chantier au forfait, la FAE suit l'avancement constaté au dernier jour du mois.

Quel est l'effet des FNP et FAE sur le résultat du mois ?

Le mécanisme tient en deux formules.

Charges du mois = charges comptabilisées + FNP de fin de mois - FNP de fin du mois précédent

Produits du mois = produits facturés + FAE de fin de mois - FAE de fin du mois précédent

Reprenons l'agence sur le mois de juin, sans aucune FNP ni FAE ouverte fin mai. Elle a émis 180 000 € de factures clients et comptabilisé 150 000 € de charges, soit 30 000 € de résultat affiché. Avec la FAE de 25 000 € et la FNP de 8 000 € : 180 000 + 25 000 = 205 000 € de produits, 150 000 + 8 000 = 158 000 € de charges, donc 47 000 € de résultat économique.

• Résultat affiché sans rattachement : 30 000 €
• Résultat réel de juin : 47 000 €
• Écart : 17 000 €, soit 57 % du résultat affiché

Ces 17 000 € ne disparaissent pas : ils atterrissent en juillet, quand la facture client de 25 000 € part et que celle du sous-traitant de 8 000 € arrive. Juin affiche 17 000 € de moins que la réalité, juillet 17 000 € de plus, soit 34 000 € d'écart entre deux mois d'activité comparable. Le dirigeant en conclut que juin a été mauvais et juillet excellent, et arbitre là-dessus.

La contre-passation évite le double comptage. En juillet, l'agence enregistre 160 000 € de factures fournisseurs, dont les 8 000 € de juin. La contre-passation retire ces 8 000 €, la nouvelle FNP de fin juillet en ajoute 6 000, et juillet ressort à 158 000 € de charges réelles.

L'ampleur dépend du rythme de facturation. Une entreprise qui facture tout au 30 du mois porte peu de FAE. Un cabinet en régie qui facture le 10 du mois suivant en porte un mois entier.

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes ?

• Oublier la contre-passation. La charge apparaît deux fois : en FNP, puis à réception de la facture. Le doublon reste invisible tant qu'on ne regarde pas le solde du 408, qui gonfle alors mois après mois.
• Passer la FNP en TTC dans le compte de charge. Sur l'exemple, la charge passerait à 9 600 € au lieu de 8 000 €, et le résultat de juin perdrait 1 600 € qui n'existent pas.
• Estimer au jugé. Une FNP se calcule sur une base vérifiable : jours travaillés, quantités livrées, tarif contractuel. Sans base, l'écart avec la vraie facture revient chaque mois.
• Confondre FNP et charge constatée d'avance. La FNP ajoute une charge dont la facture manque, la CCA retire une charge déjà facturée dont la prestation est à venir.
• Ne les passer qu'au 31 décembre. Onze mois faux, un douzième qui absorbe tout, et une clôture annuelle qui ne ressemble à aucun tableau de bord de l'année.
• Lire une FAE comme de la trésorerie. Une FAE améliore le résultat de juin sans rien encaisser. Entre la FAE, l'émission de la facture et un règlement à 45 jours fin de mois, il s'écoule près de trois mois.

Comment fiabiliser ses FNP et FAE chaque mois ?

• Construire une liste fixe des récurrents : loyers, sous-traitants, énergie, honoraires, commissions, transport, abonnements. Dans une PME, une dizaine de lignes couvrent l'essentiel du montant à rattacher.
• Fixer un seuil de matérialité, par exemple 1 000 €, en dessous duquel on ne passe rien. Chercher l'exactitude au centime coûte plus cher que l'erreur évitée.
• S'appuyer sur les documents opérationnels : feuilles de temps, bons de livraison, avancement des chantiers. Le montant s'y trouve avant même qu'une facture existe.
• Contre-passer systématiquement au premier jour du mois suivant, avant toute nouvelle saisie.
• Mesurer l'écart entre la FNP estimée et la facture reçue. Un écart supérieur à 10 % qui se répète trois mois de suite signale une base de calcul à revoir.

Comment suit-on les FNP et FAE dans Heelio ?

Heelio importe la comptabilité (FEC, export Excel, ou connexion à Pennylane ou MyUnisoft) et permet d'y ajouter des ajustements : FNP, FAE, charges et produits constatés d'avance, ou changement de mois d'affectation. Vous rattachez la charge ou le produit au mois où l'activité a eu lieu, et le compte de résultat estimé se recalcule, sans toucher à la comptabilité tenue par votre cabinet. La prévision de trésorerie à 12 mois reste une vue distincte : la FAE de 25 000 € améliore le résultat de juin et n'apparaît en trésorerie qu'au règlement. Heelio ne produit ni comptes annuels, ni liasse, ni déclaration de TVA : la clôture officielle reste du ressort de l'expert-comptable.