Piloter la marge d'une clinique vétérinaire par activité : soins et vente

Pourquoi la marge globale d'une clinique trompe

Une clinique vétérinaire présente souvent un taux de marge global, calculé sur l'ensemble de son chiffre d'affaires. Ce chiffre unique cache l'essentiel, parce qu'il additionne des activités dont l'économie n'a rien de commun.

Prenons deux cliniques au même chiffre d'affaires et à la même marge globale. La première réalise une large part de son activité en consultations et en chirurgie, avec une vente de produits limitée. La seconde vend beaucoup d'aliments et de médicaments, avec moins d'actes. Elles se ressemblent sur la ligne du haut, elles n'ont ni la même structure de coûts, ni la même sensibilité à une variation de prix, ni le même levier de croissance.

Piloter sur la marge globale, c'est piloter à l'aveugle sur la composition. On voit le résultat, on ne voit pas ce qui le produit. Et quand le mix se déforme lentement, la marge globale bouge sans qu'on sache dire pourquoi.

L'économie propre de chaque activité

Les soins : consultations, chirurgie, imagerie, hospitalisation. La ressource principale est le temps du vétérinaire et de l'équipe soignante, augmentée du plateau technique. La valeur ajoutée est forte, la matière consommée est faible par rapport au prix de l'acte. La contrainte est la capacité : un vétérinaire ne peut pas voir plus de patients que ne le permet son agenda. La rentabilité des soins se joue sur le taux d'occupation, le juste tarif de l'acte et l'organisation du temps.

La vente de pharmacie vétérinaire. Il s'agit de médicaments délivrés à l'occasion des soins. C'est une activité de produit : on achète, on stocke, on délivre. La marge se calcule sur la différence entre prix de vente et coût d'achat, diminuée du coût de gestion du stock. C'est aussi une activité réglementée.

La vente d'aliments et de petfood. C'est une activité de distribution au sens classique : marge commerciale sur des produits revendus, exposée à la concurrence des circuits spécialisés et en ligne. Le volume peut être significatif, le taux de marge y est en général plus faible que sur les soins, et le poids du stock et des invendus compte.

Ces trois familles n'ont pas la même réponse à une même décision. Baisser un prix d'acte, négocier un tarif fournisseur d'aliments, ajuster une politique de délivrance : ce sont des leviers différents sur des marges différentes.

Séparer le chiffre et les coûts par activité

Pour lire une marge par activité, il faut rattacher à chaque activité son chiffre et ses coûts directs.

Le chiffre d'affaires se ventile relativement bien, à condition que le logiciel métier et le plan comptable distinguent les familles : actes d'un côté, médicaments et aliments de l'autre. C'est souvent là que se joue la qualité du pilotage, dès la manière dont les recettes sont codées.

Les coûts demandent plus de soin. On distingue :

• Les coûts directs de la vente, essentiellement les achats de médicaments et d'aliments. Ils se rattachent naturellement à l'activité de vente et permettent de calculer une marge sur produits.
• Les coûts directs des soins, principalement le temps vétérinaire et soignant, plus les consommables.
• Les charges de structure (loyer, matériel lourd, administratif) qui ne se rattachent pas à une activité unique et se répartissent selon une clé assumée.

L'enjeu n'est pas d'atteindre une comptabilité analytique parfaite. Il est d'obtenir une lecture suffisamment juste pour dire, mois après mois, d'où vient la marge et où elle s'érode. Une clé de répartition simple et stable vaut mieux qu'une clé sophistiquée que personne ne maintient.

Les ratios qui comptent vraiment

• La marge par activité, en valeur et en taux. Chaque euro de soins et chaque euro de vente rapportent quoi, une fois leurs coûts directs déduits.
• Le mix soins/vente, la part de chaque famille dans le chiffre. C'est l'indicateur de composition qui explique la plupart des mouvements de la marge globale.
• La marge par vétérinaire ETP, qui relie la rentabilité des soins à la ressource rare de la clinique, le temps praticien.
• Le panier moyen et sa décomposition, pour voir si un client génère surtout des actes ou surtout des produits.

Ces ratios se lisent ensemble. Une marge globale stable peut cacher des soins qui progressent et une vente qui décroche, ou l'inverse. Seule la lecture par activité montre le mouvement réel sous la surface.

Suivre le mix dans le temps, pas seulement à l'instant T

Ce qui pilote, c'est la tendance du mix. Le mix d'une clinique se déforme lentement, sous l'effet de choix parfois non délibérés : un vétérinaire qui pousse davantage la vente d'aliments, une politique de délivrance qui change, une concurrence en ligne qui rogne la vente de produits, un recrutement qui augmente la capacité de soins. Chacun de ces mouvements déplace le point d'équilibre de la marge.

Suivre le mix mois après mois permet de voir la trajectoire et de la relier aux décisions. Si la part de la vente d'aliments monte alors que c'est l'activité la moins margée, la marge globale baissera même à chiffre constant, et il vaut mieux le savoir tôt. Si les soins reprennent de la place après un recrutement, on veut vérifier que le taux d'occupation suit et que le nouvel ETP est bien chargé.

Où se situe un outil comme Heelio

Heelio se connecte à la comptabilité (import FEC ou Excel) et aux banques, et reconstitue en continu la trésorerie, un compte de résultat estimé et des indicateurs. Pour une clinique, il peut porter une lecture de la marge par activité et du mix, à condition que les recettes et les achats soient distingués en amont.

Ses limites : il ne remplace pas le logiciel métier vétérinaire (la finesse de la ventilation dépend d'abord de la façon dont actes, médicaments et aliments sont codés dans l'outil de la clinique et dans la comptabilité) ; il ne remplace pas l'expert-comptable (la marge par activité présentée est une marge de gestion, sur des clés assumées, à confirmer pour toute décision engageante) ; et il ne tranche aucune question réglementaire sur la pharmacie vétérinaire.

Par Cyril Coulange,

CEO et co-fondateur d'Heelio

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